ما هي مصفوفة الأولويات Priority Matrix؟

سواء أكان عملنا في التصميم أم إدارة المنتجات الرقمية أو أي شيء، تأتي مصفوفة الأولويات كأداة بسيطة و فعالة جداً لاتخاذ قرار تحديد أولويات مرتبط بميزة أو فكرة ما. كل ما علينا فعله هو القيام بمجموعة من الخطوات التي تساعدنا على ذلك.

ظهرت هذه الطريقة لإدارة المهام و الإنتاجية بشكل عام من قبل الرئيس الأمريكي دوايت آيزنهاور و تحمل اسم مصفوفة آيزنهاور أيضاً.

يمكننا تطبيق هذه المصفوفة على مهام يومية أو أسبوعية أو شهرية أو حتى سنوية.

تقوم المصفوفة على إنشاء 4 مساحات من تقاطع خطين أفقي و عمودي (مصفوفة 2×2). يمثل طرفي الخط العمودي عاجل/ غير عاجل و الخط الأفقي مهم / غير مهم.

نموذج لقالب أولويات
  • في حل كنا نتعامل مع مهمة عاجلة و مهمة (مساحة 1) فهي مهمة علينا القيام بها الآن. قد يختلف ما نشير له بـ “الآن” حسب الحالة و المهمة طبعاً، يمكن أن نبدأ بالقيام بالمهمة اليوم ونتابع في الأولويات.
  • أما في حال كانت عاجلة و غير مهمة (مساحة 2) فيمكن أن نفوض هذه المهمة لأحد آخر أو نقوم بها بشكل سريع بحيث نستطيع الإنهاء وفق موعد محدد.
  • في حال كانت مهمة و غير عاجلة (مساحة 3) لدينا فرصة لإعادة التفكير بهذه المهمة و التخطيط لها. من المهم تدوين الخطة أو متى نتوقع أن نقوم بهذه المهمة لكي لا نفقد هذه المعلومة.
  • أما في حالة كانت غير مهمة و غير عاجلة (مساحة 4) فعلينا أن نعيد التفكير بهذه المهمة و إن كان علينا القيام بها أصلاً. يفضل تجاهلها أو إلغائها.

كيف يمكنا تقسيم هذه المهام هنا؟

بعيداً عن عالم التصميم و إدارة المنتجات ووفقاً لأسلوب آيزنهاور، يمكننا تقسيم هذه المهام إلى:

  • العاجل و المهم: المهام المتعلقة بالأزمات، مواعيد التسليم الصارمة، المشاكل التي علينا التعامل معها.
  • العاجل و غير المهم: الاجتماعات، النشاطات، ما يغير سير عملنا اليومي
  • المهم و غير العاجل: التخطيط الشخصي، العلاقات مع مختلف الأطراف
  • غير المهم و غير العاجل: نشاطات التسلية، الألعاب، كل ما يضيع الوقت بشكل عام ربما.

يمكننا أن نستلهم من هذه الأمثلة و نطبقها في سياق العمل على تصميم منتج ما أو إدارة ميزاته. بذلك، نكون قد خطونا الخطوة الأولى نحو التخطيط الجيد خصوصاً إن قمنا بهذا النشاط كفريق.

شاركنا بتعليقك